About the position
Context Dans le prolongement du COP 2019-2023 qui positionnait le développement technologique en soutien à l’excellence scientifique, aux politiques publiques et aux relations avec les partenaires industriels 36 Inria développera et diffusera la compétence technologique de l’institut, en lien étroit avec le cadre fixé par l’Agence. Parmi les priorités du développement technologique, des réseaux thématiques métiers sont en train de se mettre en place, et doivent monter en puissance et en visibilité dans les mois à venir. A ce jour, 7 réseaux sont identifiés et actifs, regroupant chacun 10 à 50 ingénieurs et contributeurs, Inria et non Inria. Assignment L’apprenti.e assistant.e des réseaux thématiques Inria apporte un support administratif aux responsables et aux membres du ou des réseaux thématiques. Il (elle) facilite la communication avec l’ensemble des autres interlocuteurs de l’institut et les partenaires extérieurs. Il (elle) contribue à l’organisation de la vie des réseaux et, à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Main activities L'apprenti.e contribuera aux activités suivantes. La liste n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des priorités de la direction Secrétariat Aider à l’organisation des agendas et des déplacements en France (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…) pour les activités autour des réseaux thématiques Assurer la gestion des missions dans les outils Organiser et participer aux événements des réseaux thématiques Assurer un soutien et une expertise du suivi des déplacements professionnels auprès des responsables de réseaux Gérer les aspects administratifs et logistiques : procéder aux achats et au suivi des dépenses (saisie et suivi des précommandes d’achats, ...) dans le cadre des réseaux Mettre en application les procédures administratives et financières Maintenir les tableaux de bord à jour et assurer le suivi avec les assistantes de la DGDI Organisation et gestion administrative Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, gestion des missions des intervenants extérieurs, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, … Assurer le suivi administratif et budgétaire des réseaux thématiques : rapport financier, suivi des menues dépenses et des paiements en carte achat, demandes de sponsoring/parrainage et les rapports d’utilisation des fonds… - Contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives entre les différents réseaux thématiques. Assurer la « mémoire des réseaux » (classement, archivage papier et numérique, …). Coopérer sur des activités spécifiques avec un(e) assistant(e) de direction et/ou un(e) autre assistant(e) de service(s). Communication Assurer l’interface des services avec les différents acteurs internes et externes par délégation (accueil, transmission, relais d’information, …). Contribuer à l’organisation de la vie interne des réseaux. Elaborer des documents (notes, rapports, procédures, …) et en assurer la Promouvoir les activités et la diffusion des résultats relatifs aux réseaux thématiques Skills Etre disponible et à l’écoute. Etre ouvert(e) aux autres et aux changements (savoir s’adapter à différentes personnalités et à différents modes de fonctionnement, …). Etre autonome (faire preuve d’initiative, avoir le sens des responsabilités). Travailler en équipe. Etre rigoureux(se). Respecter la confidentialité.
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