About the position
Context Cette mission est proposée au sein de l'équipe HEKA, une unité mixte de recherche associant Inria et l'Inserm. Dans ce cadre, le contrat de vacation sera établi par l'Inserm, partenaire institutionnel d'Inria au sein de cette équipe de recherche. Le ou la vacataire exercera ses missions en appui aux activités administratives de l'équipe HEKA. Assignment En tant qu’assistant administratif des services vous apportez un support administratif aux responsables et aux membres des services. Vous facilitez la communication avec l'ensemble des interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Vous contribuez à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines. Main activities En terme de secrétariat : • Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements…). • Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs. • Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appli-quer et transmettre les informations aux personnes concernées. En terme de gestion administrative : • Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions… • Contribuer à l’élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats • Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation. Skills Compétences recherchées Maîtrise des outils bureautiques Bonnes capacités d'organisation Rigueur et sens du détail Aisance relationnelle et esprit d'équipe Bonnes qualités rédactionnelles Discrétion et respect de la confidentialité Expérience Une première expérience dans le domaine administratif est obligatoire , idéalement au sein d'un établissement public, d'un laboratoire de recherche ou d'une structure similaire.
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